L’expert-comptable peut vous aider à contrôler la régularité des charges de copropriété demandées par le syndic et à démontrer à ce dernier, après expertise amiable des comptes, que sa comptabilité comporte des erreurs.

Si le syndic ne veut pas entendre raison ni rembourser les sommes indûment réclamées compte tenu des conclusions de l’expertise comptable amiable, il est possible de saisir sur le fondement de ce rapport le président du Tribunal de grande instance du lieu de situation de l’immeuble pour faire désigner un expert judiciaire qui analysera les comptes en remontant, le cas échéant jusqu’à un maximum sur 10 ans en arrière et cela, malgré le vote annuel d’approbation des comptes par l’assemblée générale.

Si le rapport d’expertise judiciaire, fait apparaître que le syndic aurait commis des négligences ou de malversations, il est possible de le faire condamner à rembourser l’intégralité des sommes indûment payées par les copropriétaires.

 

Le contrôle des temps de la copropriété

La comptabilité de la copropriété est tenue par le syndic (bénévole, coopératif ou professionnel) pour rendre compte de l’activité économique du syndicat des copropriétaires. Le conseil syndical peut agir pour demander un contrôle de la comptabilité de la copropriété. L’assemblée votera le principe de l’audit des comptes, le budget associé, les périodes à contrôler…

Les comptes constituent pourtant la seule information synthétique que les copropriétaires reçoivent sur la gestion de leur ensemble immobilier. S’ils sont bien tenus, sincères, complets et accompagnés des informations nécessaires, les comptes donnent, chaque année, un bon aperçu de la situation de la copropriété. Ils doivent également donner la position de chacun des copropriétaires.

En ce qui concerne le syndic, la loi du 10 juillet 1965 a défini, des normes plus strictes destinées à rendre les comptes plus significatifs, comparables d’un syndic à l’autre et d’une année sur l’autre. Elle a également enrichi et clarifié l’information à fournir.

Le conseil syndical a un droit d’accès aux informations et un devoir d’exercer certains contrôles au nom de l’ensemble des copropriétaires. Il devra pour cela assimiler un minimum de connaissances techniques et développer une collaboration nécessaire avec le syndic, notamment dans l’échange d’informations.
Enfin les copropriétaires devront s’initier aux nouvelles règles comptables s’ils veulent exercer le droit de regard spécifique qui leur est reconnu (art. 18-1 de la loi du 10 juillet 1965) et participer de manière constructive à l’approbation des comptes lors de l’assemblée générale.

Il était donc nécessaire de mettre à la disposition de tous les copropriétaires et plus particulièrement du conseil syndical, chargé du contrôle détaillé des comptes, un guide décrivant les outils du contrôle des comptes, les opérations de contrôle elles-mêmes et ses modalités de mise en œuvre.

 

Les outils du contrôle des comptes

Les documents et principes comptables

  • Le Livre journal enregistre, au jour le jour, tous les mouvements comptables détaillés de la copropriété. Il est le document incontournable pour connaître le déroulement complet des opérations de l’exercice. Il peut être subdivisé en journaux auxiliaires (achats, appels de fonds et recettes, opérations diverses).
  • Le grand livre. Les écritures du journal sont reportées dans le grand livre pour être enregistrées dans les comptes. Ce document, qui récapitule les écritures sur plusieurs exercices, est utile pour reconstituer l’historique d’un solde non explicable par ailleurs.
  • La balance des comptes ou balance générale. Elle présente tous les soldes des comptes à la fin de l’exercice. C’est le document qui permet d’établir les états de synthèse, qui seront joints à la convocation.
  • Le livre journal, le grand livre et la balance des comptes font obligatoirement apparaître une égalité entre le total des mouvements et des soldes des débits et des crédits.
  • Les pièces justificatives. Toute écriture doit être justifiée, c’est-à-dire appuyée sur un document probant. Ce sont des factures, des contrats ou des documents établissant le comptage d’une opération autorisée (ex : nombre de photos ou de timbres pour l’envoi d’une convocation à l’assemblée générale). Les justificatifs émanant de tiers doivent être des originaux conformes à la loi (date, nom, adresse et coordonnées commerciale du bénéficiaire, nom et adresse de la copropriété, indication précise du service fourni, des montants hors taxe, de la NA et du montant TTC).

Le compte bancaire :

1- Le syndicat possède un compte bancaire séparé.

La Loi ALUR a modifié l’article 18 de la loi de 1965 pour imposer l’ouverture d’un compte séparé pour tous les syndicats comptant au moins 15 lots.

2- Le syndicat n’a pas de compte séparé, il a un sous-compte ouvert dans la comptabilité du syndic, conformément à l’autorisation donnée par l’assemblée des copropriétaires.

Les mouvements de banque du syndicat sont enregistrés avec ceux des autres copropriétés dans le compte bancaire du syndic.
Dans ce cas il faudra exiger du syndic qu’il fournisse le journal de banque du syndicat.
Il est recommandé de se faire remettre la dernière attestation de l’expert comptable de la Fédération professionnelle à laquelle il appartient.

 

La comptabilité d’un Syndicat de Copropriété:

  • C’est une comptabilité d’engagement qui doit respecter l’’indépendance des exercices. Ce principe de base de la comptabilité implique d’affecter à un exercice toutes les charges qui lui sont rattachées. La comptabilité d’engagement enregistre, pour cela, les dépenses et les produits dès qu’ils sont connus avec certitude ou forte probabilité (fourniture du service ou réception du produit ou de la facture, appels de fonds prévus par l’assemblée générale ou par le budget)
  • Le contrôle interne. C’est l’ensemble des mesures d’organisation qui doivent permettre d’obtenir une bonne maîtrise de la gestion de la copropriété. Par exemple, aucune facture de service ne sera payée sans que le gardien ou un membre du conseil syndical n’ait paraphé un bon de réception ou d’intervention dans l’immeuble, prouvant que le service a été effectué. La commande ou l’ordre de service, la facture et le bon de réception seront joints comme justificatifs pour le paiement

Les états de synthèse (ou Annexes Loi ALUR)

Ils sont au nombre de 5

  • Le compte de gestion générale de l’exercice clos. Cet état est bâti sur le modèle du compte de résultat des entreprises, en séparant charges et produits, d’une part, et opérations courantes et travaux / opérations exceptionnelles, d’autre part.
  • Le compte de gestion des charges pour opérations courantes. Cet état met en regard sur plusieurs exercices les charges pour opérations courantes budgétées et le réel constaté. Il permet aux copropriétaires de se faire une idée claire de l’évolution des dépenses courantes d’une année sur l’autre.
  • Le compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles. Cet état récapitule les travaux votés par l’assemblée générale (art. 14-2 L 10-07-1965) et clôturés au cours de l’exercice. Le solde montre, à la fin de l’exercice, un excédent ou une insuffisance de provision par rapport aux dépenses pour travaux. Ce solde doit être réparti entre les copropriétaires.
  • L’état des travaux et opérations exceptionnelles votés non encore clôturés.
    Cet état a pour objet de présenter la situation globale de chaque opération votée en assemblée et non clôturée à la fin de l’exercice, par rapport à l’autorisation donnée et aux provisions appelées. Il permet de vérifier l’état d’avancement des travaux au cours de l’exercice. Le solde général du tableau doit correspondre au solde du compte 12 au passif de l’état financier.
  • L’état financier après répartition. Cet état récapitule tous les comptes non soldés du syndicat dont il constitue le bilan financier.